Note d’information sur le traitement de données à caractère personnel
La présente note a pour objet d’informer tout Client, tout accompagnant du Client et/ou toute personne désignée par le Client comme étant la personne à contacter en cas d’urgence, des traitements de données à caractère personnel que LMX VOYAGES est amené à réaliser en tant que responsable du traitement au sens du « Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) », ci-après désigné « RGPD », dans le cadre de la réservation, de la commande et/ou de l’organisation de tout voyage ou séjour par le Client.
AVERTISSEMENT :
Il appartient au Client d’informer tout accompagnant ou toute personne qu’il désigne en tant que « contact d’urgence », de la présente note d’information. La fourniture de cette note d’information et des informations contenues dans celle-ci par LMX VOYAGES aux personnes autres que le Client s’avère impossible pour LMX VOYAGES qui ne dispose pas de leurs coordonnées.
Quelles sont les catégories de données à caractère personnel qui peuvent faire l’objet d’un traitement ?
Les catégories de données à caractère personnel concernées par un traitement de données par LMX
VOYAGES sont :
(i)
Les données d’identification du Client, de tout accompagnant et le cas échéant de la personne à contacter en cas d’urgence (exemples : les noms, prénoms, date de naissance, genre, mail, téléphone)
(ii)
Les données portant sur le voyage ou le séjour du Client et de tout accompagnant (exemples : dates et lieux du voyage ou du séjour, hébergement et transport)
(iii)
Les données portant sur le paiement du voyage ou du séjour
Qui sont les personnes concernées par un traitement de données ?
Les personnes concernées par un traitement de données les identifiant sont :
(i)
Le Client
(ii)
Les personnes accompagnant le Client pendant le voyage ou le séjour
(iii)
Les personnes désignées par le Client à contacter en cas d’urgence
Quelle est la source des données ?
Les données sont collectées par l’Agence partenaire directement auprès du Client. Le Client renseigne les données le concernant ainsi que celles identifiant les accompagnants et les personnes à contacter en cas d’urgence. Ces données sont ensuite transmises par l’Agence partenaire à LMX VOYAGES. Les données peuvent également être générées par LMX VOYAGES (données portant sur le voyage ou le séjour).
Pour quels buts (finalités) des données sont-elles traitées et sur quelle base juridique ?
Les données à caractère personnel identifiant le Client ou toute personne accompagnant le Client font l’objet d’un traitement automatisé par LMX VOYAGES qui sont nécessaires pour LMX VOYAGES :
(i)
Aux fins d’exécuter le contrat conclu entre LMX VOYAGES et le Client, en particulier :
· De réserver et/ou organiser le voyage ou le séjour
· De gérer tout contentieux lié au flux de réservation ou à l’organisation du voyage ou du séjour
(ii)
Aux fins de l’intérêt légitime de LMX VOYAGES :
· De contacter toute personne désignée par le Client en cas d’urgence (intérêt légitime de LMX VOYAGES de fournir des informations à toute personne à contacter en cas d’urgence lors du voyage ou du séjour)
· De réaliser des statistiques sur les tendances de vente pour améliorer ses produits et services (intérêt légitime de LMX VOYAGES d’améliorer ses produits et services)
· De répondre à toute demande formulée par une autorité publique, une autorité étatique, toute autorité d’enquête ou d’instruction (intérêt légitime de LMX VOYAGES de répondre à toute demande formulée par l’une de ces autorités)
(iii)
Aux fins de permettre à LMX VOYAGES de respecter les obligations légales de tenir une comptabilité
Les données doivent-elles obligatoirement être fournies ?
La fourniture des données à caractère personnel relatives à l’identification du Client et de l’accompagnant revêt un caractère contractuel. Elle conditionne la conclusion du contrat avec le Client. L’absence de ces données empêche LMX VOYAGES de réserver ou organiser le voyage ou le séjour.
Qui est le responsable des traitements de données ?
Le responsable du traitement est la société LMX VOYAGES, SAS au capital social de 100.000 €,
ayant son siège social 1 Avenue d’Altkirch à 68100 MULHOUSE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de MULHOUSE sous le numéro 937 657 708, prise en la personne de son représentant légal.
Qui sont les destinataires des données ?
Les catégories de personnes (physique ou morale), autorités publiques, services ou tout autre organisme qui reçoivent communication de données à caractère personnel peuvent être en fonction de la ou des finalités :
· Les services internes en charge de l’organisation du voyage
· Le ou les hébergeurs des données de LMX VOYAGES
· Les personnes qui participent ou concourent à la fourniture des prestations de LMX VOYAGES, en particulier les compagnies aériennes, les aéroports, les hôtels, les réceptifs (personnes s’occupant de la gestion du Client et de tout accompagnant sur le lieu de voyage)
· Les conseillers juridiques
· Les conseillers financiers (comptables)
· Les assurances
· Les autorités publiques, étatique, d’enquête ou d’instruction, dont celles chargées du contrôle des frontières
Pendant combien de temps les données sont-elles conservées ?
Les données à caractère personnel sont conservées par LMX VOYAGES pendant les durées de
prescription légale qui s’imposent à LMX VOYAGES. A défaut, les données sont conservées :
(i)
jusqu’à cinq années après la fin du voyage à des fins de preuve pour LMX VOYAGES ou, en cas de procédure judiciaire, pendant toute la durée de la procédure judiciaire.
(ii)
jusqu’à dix années pour les données comptables.
À l’issue des durées de conservation, les données collectées sont détruites ou restituées aux Clients
concernés, sans qu’aucune copie ne soit conservée.
Y-a-t-il un transfert de données hors UE ?
Un transfert des données à caractère personnel n’est réalisé en dehors de l’Union Européenne qu’aux seuls destinataires entrant dans l’organisation du voyage ou du séjour pour leur propre traitement tels que les compagnies aériennes, aéroports, hôtels ou réceptifs, ce que le Client reconnait et accepte.
Quels sont les droits de la personne concernée par un traitement de ses données ?
Sous réserve de justifier du respect des conditions légales applicables, toute personne concernée bénéficie des droits suivants :
(i)
Un droit d’accès à ses données (la personne concernée a accès, à tout moment, à ses données à caractère personnel et peut demander à les consulter sous réserve des droits et libertés d’autrui).
(ii)
Un droit de rectification de ses données (la personne concernée peut, à tout moment, demander à ce que ses données à caractère personnel éventuellement inexactes ou incomplètes soient corrigées ou complétées).
(iii)
Un droit à l’effacement de ses données (les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée déterminée et limitée. Au-delà de cette durée, les données sont effacées).
(iv)
Un droit à la limitation du traitement (la collecte des données à caractère personnel répond nécessairement à un ou plusieurs motifs légitimes mentionnés dans le registre de traitement des données de LMX VOYAGES)
(v)
Un droit d’opposition et de non-utilisation de ses données (la personne concernée peut demander à ce que certaines de ses données à caractère personnel ne soient pas collectées et / ou à ce que certaines de ses données collectées ne soient pas utilisées, à condition toutefois que cela n’ait pas d’incidence sur le bon fonctionnement de LMX
VOYAGES).
(vi)
Un droit à la portabilité de ses données (la personne concernée peut, à tout moment, obtenir ses données à caractère personnel collectées et les réutiliser dans la limite des dispositions de l’article 20
du RGPD).
(vii)
Un droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Comment exercer ses droits ?
La personne concernée peut exercer ses droits par simple courriel électronique envoyé à l’adresse :
rgdp@lmx-voyages.fr.
Existe-t-il un recours ?
Outre tout recours juridictionnel en cas de dommage, si la personne concernée estime, après avoir contacté LMX
VOYAGES, que ses droits ne seraient pas respectés, elle peut saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) par voie postale à l’adresse:
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
ou par le biais de son formulaire dédié en ligne sur son site web.